企業で欠かせないバックオフィス業務の内容とは？〜役割なども含めて解説〜
こんにちは！総務部長のスタッフです！
企業運営における業務は、フロントオフィスとバックオフィスに大別されます。
「フロント」の文字が示すように、フロントオフィスは前に出る、つまり顧客と直接関わる部署のこと。逆にバックオフィスは、顧客と直接関わらない部署です。フロントオフィスを正常に機能させて利益を生み出すには、バックオフィスの下支えが欠かせません。
本記事では、会社運営で重要なバックオフィスの意味や役割について解説していきます。
バックオフィス業務とは？具体的な職種例も紹介
バックオフィスに該当する職種には、
- 経理
- 財務
- 人事
- 総務
- 一般事務
などがあります。
バックオフィスは「後方支援」という意味合いを持ち、直接利益を生まない業務のことを指します。一方で、クライアントや見込み顧客への営業・販売行為を行う営業担当者、問い合わせ対応を行うカスタマーサポートといった、直接利益を生み出す業務がフロントオフィスと呼ばれています。
バックオフィスはフロントオフィスの業務をサポートしたり、企業活動を続けるために必要な手続きを行うなど、会社の運営に関わる非常に重要な役割を担っています。
＜バックオフィスと呼ばれる職種と業務内容＞
経理支払い・請求などの出納業務や記帳、決算書作成のための集計など企業のお金とお金の流れを管理する業務。財務予算管理や資産運用を行う業務。会社によっては、経理が兼任している場合もある。人事・労務社員の採用を行う業務。退職、部署異動、転勤の手続きを行う場合もある。総務オフィスの備品管理や社内規定の整備などを行う業務。会社によって、経理や事務が兼任している場合もある。一般事務データ入力やファイリング、来客・電話対応などを行う業務。営業担当者の補佐を行う、営業事務もある。
バックオフィス業務でありがちな課題
このように重要性の高いバックオフィス業務ですが、だからこそ課題も多いもの。ここでは、ありがちなポイントを3つ紹介します。
業務が属人化しやすい
1つめは、業務が属人化しやすいこと。
経理や法務など、バックオフィスには専門性の高い業務が多くあります。これらを担当できるのは、相応のノウハウを持つ人材だけです。よって、仕事が特定の担当者に集中してしまう傾向にあります。
その担当者が病欠したり仕事を辞めたりすると、バックオフィス業務が回らず、フロントオフィス業務にも影響が出るかもしれません。
人手不足だと後回しになりやすい
人手不足の会社では、どうしてもフロントオフィスへリソースを集中させざるを得ず、バックオフィス業務が後回しになるケースが珍しくありません。これが2つめの課題です。期日が迫ってから残業をして事務仕事を終わらせる、なんてことはよくあるはず。
また、バックオフィスの中でも経理と人事を兼任させている会社もあるでしょう。その場合、業務量によっては手が回らない仕事も出てきてしまいます。
働き方改革とテレワークの影響
3つめは、働き方改革とテレワークの影響です。
働き方改革により、業務効率化が求められるようになりました。バックオフィスの効率化を図るには、定型業務のシステム化やアウトソーシングが重要です。
しかし日頃の業務に追われ、「分かっているけれど、忙しくて導入できない」という会社は少なくありません。
まだまだ紙文化が根強く残っている企業では、ハンコも必要なバックオフィス業務を、テレワーク化しにくいこともあるでしょう。このような時流への対応という点も、バックオフィスの大きな課題といえるのです。
バックオフィス業務は専門家に相談できる
バックオフィスで注目したいのが「士業の専門家に相談できる」という点です。
財務・税務・法務をアウトソーシングできることよりも大きなメリットと言っていいでしょう。
起業時、社員・アルバイト雇用時、決算申告時など、財務・税務・法務などの専門知識を有する場面は多々あります。そんなとき気軽に専門家に相談できるとしたらどんなに良いかと思いますよね。
バックオフィスでは税理士、司法書士、行政書士、労務士、弁理士など幅広い士業の専門家にオンラインで質問することが出来るのです。返答もすぐに貰えるので日々めまぐるしいビジネスの中でバックオフィス業務を遂行することが出来ます。
さらに、顧問税理士などを抱えていてもセカンドオピニオンとしての活用も出来ます。顧問税理士は専門知識を持ち財務や税務などの業務を請け負ってくれますが、チャットツールなどのコミュニケーションツールに明るくない傾向があるので気軽に質問しづらいということが多いです。
しかしバックオフィスはそもそもオンラインによる支援なので、いつでも気軽に質問することが出来ます。これは起業家やスタートアップにとってかなり心強いサービスとなるでしょう。
バックオフィス業務を効率化する5つのメリット
企業にとって重要なバックオフィス業務。ここからはツールやサービスを活用し、得られるメリットを解説します。
コストの削減
経理業務の自動化やファイリングの電子化を行うことで、バックオフィス業務に携わる人件費を削減できます。企業として力を入れたい部署への採用を進めることも可能でしょう。また紙媒体をメインにバックオフィス業務を行っている場合には、システムやサービス導入でペーパーレス化が実現し、印刷代や保管費用といった固定費、管理コスト削減にもつながります。
ヒューマンエラーの防止ができる
バックオフィス業務では、データの集計や二重入力、転記、目視チェックといったルーティンワークが多くなりがちです。人間である以上、転記ミスにより金額が合わないといったヒューマンエラーが起こる可能性は必ずあります。決算期など特に忙しい時期にその危険性はより高くなるでしょう。これらの作業をシステムで行う場合、ヒューマンエラーを防止できるというメリットがあります。さらに10件でも1000件でも同
じように処理を行え、正確性も担保されています。
業務の属人化からの脱却
デジタルツールをうまく活用することで、バックオフィス業務にありがちな「この作業はあの人にしかできない」といった業務の属人化から脱却できるでしょう。例えば、複雑な関数を用いて集計作業をデジタルツールで自動集計するといった効率化は、ヒューマンエラーの防止・計算スピード向上といったメリットが得られます。業務を標準化することは、担当者の退職時にも引き続きがスムーズになるでしょう。
残業時間の削減で、従業員のモチベーションアップ
上述のようなシステム化を進めたり、必要に応じて外部委託などのサービスを活用することは、残業時間の削減、ひいては従業員のモチベーションアップにつながっていくでしょう。また、業務効率化が実現することで、マネジメントやガバナンスの強化といった、より付加価値の高い仕事に専念できます。
BCP対策・強化にも繋がる
自然災害や感染症流行、テロの発生など未曾有の事態においても、企業は経済活動を止めるわけにはいけません。紙帳票の電子化、バックオフィス業務をクラウド化する・外部委託するといった業務効率化・改善によって、ひとつの拠点でアクシデントがあった場合にも対応できるようになるでしょう。バックオフィス業務は、BCPの観点からも最適化が求められています。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
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