バックオフィスの重要化とは？〜バックオフィスの活性化も含めて解説〜
こんにちは！総務部長のスタッフです！
働き方改革やDXの取り組みが重要視されている昨今、多くの企業が業務効率化に取り組んでいます。そして、企業活動を内側から支えるバックオフィスの強化・効率化を重視する企業も多くなってきています。
そんな中、「バックオフィスって具体的にどんな業務のこと？」、「バックオフィスはなぜ重要なの？」、「バックオフィス業務を効率化するには？」といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
バックオフィスについて詳しく知りたい方や、バックオフィス強化に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。
バックオフィス業務とは
バックオフィス業務とは、社内で完結する業務です。
人事や経理・財務をはじめとするバックオフィス業務は、それ自体が直接的に企業の利益を生み出すものではありませんが、継続的に企業運営を行うためには欠かせないものです。
バックオフィスに該当する部門
- 経理・財務…会計業務や予算管理、資産運用など
- 人事・労務…採用や人事異動、労働管理など
- 法務…契約業務やコンプライアンス対応など
- 総務…設備・備品の管理や社内規定の整備、社内行事の運営など
- 情報システム…基幹システムの運用・保守や、セキュリティ対策など
従業員が円滑に業務を遂行できる環境を整えたり、企業活動を健全に行うための仕組みづくりや事務手続きなどが、バックオフィス部門の主な業務だと言えます。
バックオフィス業務を効率化するメリット
バックオフィス業務の効率化を図ることで、コスト削減や生産性向上といったメリットを得られます。
大きく３つに分けると、
- コスト削減
- 生産性の向上
- ヒューマンエラーの防止
です。
コスト削減
業務の自動化やデジタル化により、人件費などのコスト削減に繋がります。
例えば、紙媒体の業務の場合では、固定費になる書類の印刷代や保管費用や、書類の受け渡しや押印に、担当者の工数がかかっています。ペーパーレス化を実現することで印刷代など固定費の削減につながります。また、担当者の業務工数が削減されることで、本来注力すべき業務に注力することも可能になります。
生産性向上
バックオフィス業務の効率化は、企業の生産性向上に貢献します。例えば、今まで手作業で行っていた経費精算に関するデータ入力作業を自動化することによって、1時間かかっていた業務を10分で終わらせるというようなことが可能になります。作業を効率化することで別業務に専念できるようになるなど、生産性の向上が期待できるでしょう。
ヒューマンエラーの防止
バックオフィス部門では、データの集計や照合、システムへの入力といった業務が行われています。しかし、これらの業務を手作業で行っていると、転記ミスやチェック漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。
後述するツールなどを導入してバックオフィス業務を自動化することで、ヒューマンエラー防止につながり、作業の巻き戻しなどの無駄を削減することができます。
人件費の削減
バックオフィス業務にかかる人件費は企業にとって大きなコストです。バックオフィス業務の問題点を洗い出し、業務効率化を図ることで人員や工数を削減できれば、企業全体のコスト削減に大きく貢献することができます。
バックオフィス業務の課題を解決する3つの方法
バックオフィス業務の課題を解決するための方法として「アウトソーシングの活用」「RPAの活用」「クラウドサービスの活用」があります。それぞれメリットが異なるため、自社が抱えている課題と照らし合わせながら、最適な方法を選択しましょう。
アウトソーシングの活用
バックオフィス業務の遂行に多くの人的コストを要している、専門知識を有している社員が限られており業務が属人化しているといった課題があるケースでは、アウトソーシングの活用がおすすめです。
アウトソーシング会社は、多くの場合、経理や会計・総務などに関して深い知見や豊富なノウハウを持っています。そのため、自社でバックオフィス業務を行うよりも、コスト削減や業務の効率化につながるといったメリットを得られます。
また、自社の従業員がコア業務に集中でき、企業の競争力強化につながることも期待できます。
RPAの活用
定型的かつ日常的に発生する業務に関しては、RPA（Robotic Process Automation）を活用し、業務の自動化を進めることをおすすめします。例えば、データ入力やチェック作業、データの分析、社内システムと業務アプリのデータ連携といった業務をRPAは得意としています。
RPAを活用することで、人的に行っていた作業のミスを減らすことや、作業スピードのアップにつながります。また、24時間稼働することができるので、人的コストを減らしつつも、作業スケジュールを大幅に短縮することが期待できます。
クラウドサービスの活用
外部リソースやRPAを使わずに、自社で業務を行いつつも効率化を図りたいケースでは、各種クラウドサービスの活用をおすすめします。
例えば、勤怠管理システムを用いることで、従業員の勤怠情報の把握から月々の給与計算、年末調整にまつわる業務をノンストップで遂行することが可能になります。
また、クラウドサービスという利点があるため、複数人で同時に業務を進めることや、ペーパーレス化の促進、コロナ禍でもリモートでバックオフィス業務を行うことができるというメリットがあります。
バックオフィス業務を効率化する方法
それでは次に、バックオフィス業務を効率化するための具体的な方法をご紹介します。
外部委託する
バックオフィス業務は、フロントオフィス業務と比較すると業務内容が一般化されており、各社で共通したものが多い傾向にあります。そのため、外部の業者にアウトソーシングしやすく、また外部委託するメリットも多いです。
経理や法務などの業務を各分野の専門知識に長けた外部業者に委託することで、煩雑な業務から開放されるだけでなく、専門家を自社に配置しておく必要もなくなり、コアビジネスに人員を集中させることができるようになります。
また外部委託することで、アウトソーシング会社が持つ知識やノウハウを利用したり、相談したりすることができるのも大きなメリットです。
クラウドサービスを利用する
外部委託するよりも手軽に着手できるのが、各種クラウドサービスやツールを利用する方法です。
現在は、バックオフィス業務を効率化するための様々なクラウドサービスが展開されており、これらをうまく活用することで、バックオフィス業務の効率化を進めることができます。
外部委託やクラウドサービスの選定方法
外部委託やクラウドサービスは、バックオフィス業務を効率化するのにとても有効な手段ですが、それらを利用するにあたっては選定方法に留意する必要があります。
そこで、外部委託業者やクラウドサービスを選ぶ際のポイントについて解説します。
費用に見合った効果を挙げられるか
まず大切なのは、費用対効果がどれくらいあるのかを正確に把握することです。
外部委託やクラウドサービスを導入することによるコスト削減額と、外部委託やクラウドサービスにかかる費用を比較し、どの程度の削減が見込めるか試算してみましょう。
また単純なコスト比較だけでなく、業務効率の向上やサービス品質の向上といったプラスの要素も勘案した上で比較検討することが重要です。
業務の信頼性
いくらコストが削減できたとしても、外部委託やクラウドサービスを利用したことが原因で情報漏えいが起こったり、納品までに時間がかかったりしては、業務の効率化が進んだとは言えません。
信頼性やサービス品質の面から十分に吟味して、業者やツールを選定することが大切です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
現代はIT社会がとても進んでいます。自社の活動をよくしていきたい方は、ぜひ、HPをご覧くださいね♪