ご自身の会社で業務効率化を導入していこう〜業務効率化のツールを含めて解説〜
こんにちは！総務部長のスタッフです！
2019年に始まった働き方改革の影響で、業務効率化を目指す企業が増えています。業務効率化ができれば、生産性の向上に加えて、労働環境の改善や人材不足の解決に繋がるからです。 業務効率化に取り組む企業や個人の増加に伴い、フリーの業務効率化ツールが次々と誕生しています。
テレワークの浸透で注目されるコミュニケーションツールをはじめ、RPA、ファイル共有、営業支援、名刺や会計、事務業務の管理ができるツールなど、無料でITツールが利用できる時代になりました。
しかし、デスクワークの業務効率化はしたいけれど、ソフトウェアやアプリ、ツールの種類が多くて迷ったり、企業利用にフリーソフトは心配だと考える方も、少なくないのではないでしょうか。
そもそも業務効率化ツールが必要な理由とは？
業務量が変わらないなかでの労働人口減少
厚生労働省が発表した「人口の推移と見通し」によると、15歳～64歳までの生産年齢人口は今後、継続して減少していくと考えられています。
また、帝国データバンクの調査によれば、企業の35.9％が正社員の不足を感じているというデータもあり、すでに人手不足を実感している企業もいます。
労働人口の減少で人材不足になると、例えばこれまで2人の人手を必要としていた業務に、1人しか人員を割けないことになります。つまり、就業時間内に1人が2人分の業務を遂行する必要性が出てくるのです。
短い時間で、より多くの業務をこなす必要があるとすると、業務効率化ツールの導入も必須と言えるでしょう。
テレワークの浸透によるDX化の推進
2020年以降の新型コロナウイルス感染拡大で、全国的な外出自粛を余儀なくされ、テレワークが一気に浸透しました。オフィスではなく遠隔地で働くとなると、情報共有やコミュニケーションはオンラインへと移行する必要があります。
その手段として、業務効率化も目的としたITツールの導入は、やはり避けては通れない課題です。
業務効率化にツールを利用することのメリット
ツールを利用して業務効率化に取り組むことのメリットとはどのようなものなのでしょうか。
セキュリティを強化できる
ITやクラウドに関してセキュリティ面での懸念が述べられることがありますが、物理的な管理においても同様の問題が存在します。
誰にでも傍聴・閲覧が可能な状況を作り出したり紛失したりする可能性があることから情報漏洩のリスクがあり、また紛失の恐れもあるためです。クラウドサービスに情報を集約することで閲覧やアクセス権の制限が可能になり、むしろセキュリティを強化することができます。
ベストプラクティスを知ることができる
多くのツールは、その領域に対して知見を持つ企業が、最も良い形で業務を進行できるよう設計しています。
このようなことがあるので、提示されている手順に沿ってツールを利用することで、該当領域におけるベストプラクティスを知ることができます。外部のコンサルタントに頼らず自社で業務の最適化ができる上、業務の分析や見直しの手間を減らせることから取り組み自体を効率的に進められることもメリットです。
物理的な手間を減らすことができる
クラウドサービスを利用することで、以下のような物理的なムダの削減につながります。
- 紙の印刷、会議室の手配・準備などのコスト
- 書類の管理スペースやオフィスなどの空間
- 移動・準備作業などにかかる時間
ただし、上記の削減に伴い人件費や交通費も抑えられる代わりに置き換えたツールの利用料が発生するため、それぞれ試算をして利益率を確認してみてください。
業務効率化ツールを選ぶ際のポイント
業務効率化したい内容に合わせて、ツールを選択しましょう。ツールを選ぶ際のポイントをご紹介します。
抱えている課題を解決できるか
全ての業務を洗い出し、解決したい課題が解決できるかを検証しましょう。ツール導入の目的が明確になれば、求める機能も決まります。
セキュリティは安全か
企業が利用する場合には、セキュリティ対策も欠かせません。関係者のみがアクセスできる機能を備えているなど、安心できるツールであるか確認しましょう。導入実績や成功事例といった具体例を参考に、ツール導入後をイメージしてみるのも良いかもしれません。
サポートは充実しているか
不明点が出てきたり、不具合が生じたりすることもあるので、サポート内容が充実しているツールを選ぶと安心です。不測の事態にも慌てないよう、事前に問い合わせ手段や対応時間を確認しておきましょう。
操作や仕様は簡単か
業務効率化を目指すはずが、ツールが使いこなせずに逆に時間がかかってしまったとなると本末転倒です。無料ツールも多いですが、有料ツールやオプション機能が有料の場合は、無料トライアルを利用して操作性や仕様を試しましょう。
業務効率化ツールの種類
業務効率化ツールは主に5つの用途に分けられます。それぞれの目的や機能を見てみましょう。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは業務に関する連絡や周知にかかる時間が大幅に短縮され、意思の伝達をスムーズにすることを目的とされたツールです。法人だけでなく個人でも利用できます。
代表的なものに、社内SNS、ビジネスチャット、Web会議ツールなどがあります。アラートやスケジュール連携など業務の抜け漏れがないための工夫が多く盛り込まれています。
社内外の連絡はもちろん、リモートワーク時のやりとりにも大きく効果を発揮し、すでに活用している会社も多いはずです。
業務連絡だけでなく気軽なやりとりに使えることから、組織の雰囲気緩和や社内交流、人材定着などの業務と直接的に関係しないやりがいの面の効果も期待できます。価格が手頃なのも特徴です。会社の規模や使いやすさに合わせて選ぶと良いでしょう。
RPA
RPAとは「Robotic Process Automation」の略語です。PCなどを用いて行っている一連のデータ収集や集計、バックオフィスの業務などの作業を自動化できる「ソフトウェアロボット」のことを指します。
RPAはAIではないので、自分で判断はできません。そのため、不可知のアクシデントで止まってしまうこともあります。しかし、基本的にノンプログラミングで操作でき、操作パネルを直感的に選択するだけで誰でも簡単にロボットに指示を出すことが可能です。
判断を伴わない単純な作業を正確に一瞬で完了させるため、膨大なデータを管理する業務に対して大幅な時間の軽減になります。動作環境にはデスクトップ型、サーバー型があるため、導入前には確認が必要です。
名刺管理
名刺管理ツールとは名刺を個人管理ではなく、一元管理された情報に変えることで営業活動の効率化に会社全体の資産として活用することを目的としたツールです。
一元管理するために、アナログな名刺の情報をデジタルデータ化し、データベースとして活用できる状態にする必要があります。
多くの名刺管理ツールには名刺をまとめて正確にスキャンする機能だけでなく、名刺と自社の社員との関係性を可視化してビジネスチャンスを逃さない様々な機能があります。製品ごとに特長が大きく異なるツールの一つです。
名刺の情報は売上拡大の重要な要素であるという考えから、SFA（営業支援ツール）と連携できるものが増えてきています。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールとは今まで紙で行われていた契約書や稟議に関する煩雑な手続きを、クラウド上で行う事のできるツールです。文書保管に関する法律が変わったため最近注目を浴びています。
取引先のやり取りもシステム上でできることから、郵便で請求書等を送っていた時に比べて迅速に業務が進むようになりました。
ペーパーレス化されている書類は主に年末調整の書類や予算申請、契約書、請求書など多岐にわたり、セキュリティも紛失や盗難がないため安心です。
紙代やインク代などの金銭面や保管場所などの物理的なスペースの問題なども解決できる効率化ツールです。
タスク・プロジェクト管理ツール
タスク管理・プロジェクト管理ツールとは、チーム単位でタスクを可視化・共有するツールです。チーム単位で管理を行う事で、スケジュールの抜け漏れやタスクの遅れにいち早く気づき、円滑にプロジェクトをまわすことができます。
タスク管理・プロジェクト管理ツールは基本的にタスク工数管理やカレンダー、チャットといった機能を有しています。
これらの機能を使って、自分が今プロジェクトのどの立ち位置にいるのか、誰が担当しているのかがはっきり見えることでミスが少なくなり、作業効率が改善されるのです。マネージャーのプロジェクト進行に大きく役立つツールです。
業務効率化ツールといっても様々な種類や特長があり、一概に説明することができません。次に、実際の業務効率化ツールについて今まで紹介した点も含めてご紹介したいと思います。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
現代はIT社会がとても進んでいます。自社の活動をよくしていきたい方は、ぜひ、HPをご覧くださいね♪